陕西中医药大学会计档案管理办法
来源:计财处 作者:计财处 点击数: 发表时间:2020-04-21 09:02:29
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陕中规范〔202015

 

第一章 总 

第一条 为加强学校会计档案管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)、《高等学校档案管理办法》(教育部国家档案局令27号)及《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号)等有关法律和行政法规,结合本校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校及校内独立核算部门会计档案管理。

第三条 办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 学校综合档案室和计划财务处分别归口管理会计档案工作。

1)学校综合档案室职责按照《陕西中医药大学档案管理办法》负责会计档案移交后的保管、利用等工作

2)计划财务处负责会计档案向学校综合档案室归档移交前的日常管理,包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、查询、移交工作。

第五条 学校应当采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章 会计档案内容

第六条 会计档案包括:

(一)纸质档案

1.会计凭证:包括原始凭证,记账凭证;

2.会计账簿:包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿;

3.财务报告:包括月度、年度财务会计报告;

4.其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

(二)电子档案

1.电子会计凭证:同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档,符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力:

1)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

2)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

3)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

4)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)等要求。

2.其他电子会计资料:指财务部门上报批复的预算、决算、教育经费统计报表、内控报告等电子版或学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

第三章 会计档案日常管理

第七条 会计档案日常管理工作内容包括:会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、移交、查询、鉴定和销毁。

第八条 计划财务处须设立专人负责会计档案管理工作。出纳人员不得兼管会计档案。校内独立核算部门要指定专人负责会计档案管理工作,独立核算单位负责人对本部门会计档案管理工作负有领导责任,会计主管对本单位会计档案管理工作负有直接责任。

第九条 计划财务处、校内独立核算单位的财会人员是会计档案的立卷人,各业务科室应对本部门会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

(一)会计凭证、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、纳税申报表及月、季度会计报表应于业务完成后一个月内完成整理、装订和立卷工作。

(二)会计账簿应于会计年度结束后三个月内完成整理、装订和立卷工作。

(三)财务决算等年度报表应于上级主管部门批准后一个月内完成立卷工作。

第十条 电子会计档案的归档。年度终了,系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注,双份归档,异地存放。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十一条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类(见附件一)。定期保管期限分为10年和30年,从会计年度终了后的第一天算起。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由计划财务处临时保管一年,再移交学校综合档案室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案管理部门同意,但是由计划财务处临时保管的会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。

第十二条 会计档案的查阅。各单位要严格按照规定利用会计档案,保存在学校综合档案室的会计资料须按照《陕西中医药大学档案管理办法》中要求的程序履行手续,保管于计划财务处的纸质会计档案及电子账务数据的查阅、复制、借出要履行以下手续:

(一)会计档案原则上不得借出,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续;

(二)学校内部人员申请查阅或复制会计档案,须填写《陕西中医药大学查询档案申请表》(附件二),经本单位负责人、计划财务处负责人批准签字,方可查阅或复制;

(三)会计档案借出时,借阅人和会计档案管理人员需做好交接及登记工作;

(四)查阅人应当妥善保管会计档案并在规定时间内归还,严禁篡改和损坏会计档案,确保会计档案的安全、完整。查阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,不得涂改抽换、不得遗失、泄密,未经批准不得复制原件。

第十三条 会计档案的移交。

(一) 部门内部移交

1.各业务科室负责已制凭证、银行余额调节表、现金盘点表及纳税申报表的整理工作,并在次月20日内移交至装订人员,移交时须编制移交清单,列明会计档案名称、册数及所属年度等内容。

   2.装订人员负责整理后的凭证、报表(账簿)等的装订及立卷工作,分别在月末及次年三月底前移交至档案管理人员,移交时须编制会计档案移交清册,列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等内容(附件三)。

(二)与学校综合档案室移交

1.交接会计档案时,计划财务处会计档案保管人员须编制会计档案移交清册,计划财务处、综合档案室双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,交接完毕后,交接人和双方单位负责人应当在会计档案移交清册上签名或盖章;

2.纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案应当与其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。学校综合档案室应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第十四条 会计档案的鉴定与销毁。已到保管期限的会计档案应按照《陕西中医药大学档案管理办法》要求执行。

第十五条 会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷和单独转存的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第四章 法律责任

第十六条 有下列行为之一的,由学校行政管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

(二)涂改、伪造档案的;

(三)不按规定归档或者不按期移交档案的;

(四)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(五)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第五章 附则

第十七条 计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第十八条 本办法由计划财务处负责解释。

第十九条 本办法自发文之日起执行。

 

附件1

陕西中医药大学会计档案保管期限表

序号

档案名称

事业单位

备注

会计凭证

1

行政单位和事业单位的各种会计凭证

30

包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

2

预算拨款凭证和其他会计凭证

30

会计账簿

3

日记账

30

4

总账

30

5

明细分类、分户账或登记簿

30

财务会计报告

6

部门财务报告

永久

所属单位报送的保管2

7

部门决算

永久

所属单位报送的保管2

8

事业单位会计月、季度报表(包括资产负债表、收入支出表等)

10

所属单位报送的保管2

其他会计资料

9

票据存根及票据登记簿

5

10

纳税申报表

10

11

银行存款余额调节表

10

12

银行对账单

10

13

现金盘点表、存货盘点表

10

14

会计档案移交清册

30

15

会计档案保管清册

永久

16

会计档案销毁清册

永久

17

会计档案鉴定意见书

永久

附件2

陕西中医药大学查阅档案申请表

 年度编号:                                   申请时间               

查档人姓名

单位名称

电话

拟查询内容

查档用途

利用方式

利用方式(查阅、复印、拍照拷贝等):

查档单位

领导意见

                  

                

              

          签字(公章):

                                     

计划财务处

负责人意见

               

              签字(公章):

                                                    

                                             查询档案记录

(此栏由档案室填写

档号+件号:

件数

归还人

总页数

归还时间

提供人

接收人

附件3

陕西中医药大学会计档案移交单

档案名称

卷号

册数

起止年度

档案编号

保管期限

会计凭证

会计账簿

财务报告

其他会计资料

备注:此表一式三份(移交人,接收人各执一份, 留档一份)

        

移交人:                           接收人:

监交人:                           负责人:

                                  移交日期:                         接收日期:


附件(点击下载):1.陕西中医药大学会计档案保管期限表

                2.陕西中医药大学查询档案申请表

                             3.陕西中医药大学会计档案移交单


 

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