陕西中医药大学会议费管理办法(试行)
来源:计财处 作者:系统管理员 点击数: 发表时间:2019-09-25 09:46:14
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第一章 总则

第一条 为认真贯彻中省要求,进一步加强和规范我校会议费管理,提高会议效率和质量,节约会议费支出,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)、《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)、《陕西省级机关会议经费管理办法》(陕发办〔20146号)等文件要求,结合我校实际情况,制定本办法。 

第二条 学校校内各单位举办各类会议应坚持厉行节约、简朴务实的原则,优先选择学校内部会议室、会展中心等会议场所召开会议,严格控制会议数量和规模。

第三条 本办法适用于使用学校预算经费、科研经费和其他实行预算控制的经费召开的学校、各院系、各职能部门及项目课题组举办、承办或联合举办的各类会议,包括业务性会议和行政性会议。项目经费管理办法中对会议费标准和报销有明确要求的按其相关管理办法执行。

第四条 会议举办者是会议经费的直接负责人,对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任;会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法,依法、依规据实报销会议费。各院系、各单位主要负责人对本院系、本单位所举办会议涉及的经济事项承担管理和监督责任。

第二章 会议管理与审批

第五条 会议实行分类管理,根据会议内容和性质分为两类:

第一类业务性会议是指因教学、科研等业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、咨询会等。

第二类行政性会议是指除业务性会议之外的其他会议,包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、总结表彰会、座谈会等。

第六条 学校实行会议审批制度。会议(含 “以会养会”的会议)召开前应先审批后实施。会议举办者应编制会议预算,填写《陕西中医药大学会议审批及会议费支出预算表》,各类会议审批程序如下:教学类会议由教务处负责审核;学生活动类会议由学工部负责审核;使用学科、科研经费类会议由科技处审核;行政、党群类会议由党委校长办公室审核;研究生培养及相关类会议由研究生院审核。涉外业务会议还需由国际合作交流处审核。如会议无法明确界定种类,由经费立项或管理部门审批。

会议经归口管理部门审核后,科研经费类会议预算3万元以上、其他类会议预算5千元以上报分管校领导审批;审核内容包括:会议类别、会议名称(会议内容)、会议地址、时间、参会人员范围、代表人数、工作人员数、会议预算、经费列支渠道等主要内容。

第七条 各部门年度部门预算内经费安排组织的会议,经批准后,纳入年度预算。使用财政专项经费、科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议的,应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第八条 会议规模及会期控制

严格控制行政类会议数量、会期、规模,各类行政性会议会期一般不得超过2天,包含会议报到和离开时间;会议原则上不超过150人,工作人员原则上控制在会议代表的5%以内。学术会议等其他业务性会议按照教学科研活动需要确定会议数量、天数、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第九条 会议地址控制

学校组织召开的各类会议或本校会议代表超过会议代表50%的,原则上一律安排在校内举行。无外地代表的会议,原则上不安排住宿。校内不具备举办条件需在校外举办的,应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点或政府采购范围内的定点饭店举办,不得到高档酒店、会所、度假村和国家明令禁止的风景名胜区召开会议,禁止以各种名义和方式变相旅游。

严格控制到外埠举办会议,与外埠学校、单位(如协同中心、项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形)联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。其他因特殊事由确需在外埠举办会议的,提交相关说明材料经主管部门审核后提交分管校领导审批。

第十条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十一条 由社会中介机构承接的会议,会议费的使用应遵守学校招投标管理或合同管理的相关规定和要求执行。

第三章 会议费开支范围、标准和报销

第十二条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费及其他费用等。交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十三条 会议费开支实行综合定额控制。会议费综合定额标准如下(单位:元/人天):

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

业务性会议

180

130

80

390

行政性会议

150

120

80

350

(一)除住宿费、伙食费以外的其他费用包括会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费等;

(二)综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内据实结算,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中提出申请,由经费主管部门审核后提交分管校领导审批;

(三)会议费各项明细费用之间可调剂使用,但伙食费不得超过明细标准。对于未发生的事项,报销额度上限应按明细标准进行相应扣减。不安排住宿的会议不能列支住宿费,额度上也不能超过无住宿费的支出标准。会议召开地代表和工作人员除必须住会外,原则上不安排住宿。

(四)经过上级外事管理部门批准、在我国境内举办的国际会议的费用支出标准参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)文件执行。

(五)如遇省级对会议费综合定额标准进行动态调整,则本办法标准相应进行调整。

第十四条 会议特邀代表城市间交通费、专家咨询费、讲课费等劳务费、专项业务考察费、文集出版费等费用纳入会议预决算,但不计入会议费综合控制定额和会议费支出,根据经济用途从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表的旅费。会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上回原单位报销。对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可以按照学校相应标准在差旅费中报销。

(二)参会校外专家人员的讲课费执行以下标准:副高级技术职称专业人员每学时最高不超过500元(税后),正高级技术职称专业人员每 学时最高不超过1000元(税后),院士、全国知名专家每学时一般不超过1500元(税后)。讲课费按实际发生的学时计算,每半天最多按4学时计算。其他校外人员讲课费参照上述标准执行。

参会校外专家的咨询费执行不高于以下标准发放:高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为1500-2400元/人天(税后);其他专业人员的专家咨询费标准为900-1500元/人天(税后)。院士、全国知名专家,可按照高级专业技术职称人员的专家咨询费标准上浮50%执行。

会议确有需要从异地(含境外)邀请讲课专家,路途时间较长的,经单位分管领导书面批准,讲课费可以适当增加。会议相关讲课费、咨询费与校内其他文件不一致的,按照此文件执行。

(三)专项业务考察费、文集出版费等按照相关规定在相关科目中列支。业务性会议安排专项业务考察在编报会议计划和会议预算时必须单列,对考察的必要性、行程安排、费用支出等做专项说明。 

第十五条 对全部使用财政性资金举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费;使用多渠道资金举办的会议,按照成本补偿的原则,可以适度收取会议费等,收取的标准不能超过综合定额标准,且应在会议通知中明示。取得的会议费,实行“收支两条线”管理,不得坐收坐支。对于收取会议费的会议,或者获得专项资助的会议,全额纳入学校核算,支出时应首先使用收取的会议费和专项资助经费。对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议,明确双方的权力和责任。

第十六条 会议举办者可以在会议开始前根据实际需要和相关协议、合同的规定,办理部分款项的借款预付手续,借款时应提供会议通知、会议费审批表、借款单。

因承办或联合会议而需支出的会议费,按照上述管理要求和程序办理。会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

第十七条 对确因需要通过专业会展公司或其他单位代办会议的,需在会议预算中明确提出,费用控制在定额标准内,并按第十四条相关规定执行。

第十八条 各部门会议费原则上不予借款,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡等方式结算,禁止以现金方式结算。

第十九条 会议举办单位应在会议结束后及时编制《陕西中医药大学会议费支出决算表》,办理会议费的报销和领用票据的核销手续。与会议相关的会议费支出及其他支出应在会议结束后两周内一次性集中报销,不得分次拆零报销。

第二十条 会议费报销时需提供以下材料:

(一)会议通知(包含会议、活动议程、参会人员等);

(二)《陕西中医药大学会议审批及会议费支出预算表》;

(三)《陕西中医药大学会议费支出决算表》;

(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

(六)国际会议须提供省外办批文和国际合作交流处审批材料;

(七)会议经费和人数超过原预算审批额度和规模的,须按原程序补办审批手续;

(八)由中介机构承接的会议,须提供招标和合同相关资料。

第二十一条 下列违反规定或超范围、超标准开支的经费不予报销:

(一)未经批准或备案召开的会议;

(二)会议安排高档套房,配发洗漱用品;

(三)借会议名义组织会餐或安排宴请,提供高档菜肴、烟酒、水果;

(四)会场摆放花草,制作背景板;

(五)组织会议代表旅游、与会议无关的参观,高消费娱乐、健身活动;

(六)使用会议经费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产,发放纪念品。

第四章 监督检查和责任追究

第二十二条 各院系、各单位应加强本单位会议管理,对会议费报销进行审核把关,监督办会人员合理、合规使用和报销会议费。

第二十三条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

第二十四条 会议费的公示按照学校相关规定执行,非涉密会议公示的内容包括会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况。

第二十五条 学校纪监、审计、经费管理部门等要严格会议经费管理,加强对会议费支出的检查与监督,主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况;

(五)由中介机构承接的会议,是否按照学校招投标管理或合同管理的相关规定和要求执行,合同中是否对会议费支出明细、会议安排等内容进行约定,各项明细支出标准是否按照本办法第十四条相关规定执行。

对发现问题的单位,由学校纪监、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,按学校相关规定处理。

第二十六条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章 附则

第二十七条 承办或联办的会议,主管部门有特定要求和规定的,从其规定。本办法未尽事项以国家、省主管部门相关规定为准。

第二十八条 本办法自印发之日起施行,由计划财务处负责解释。

附件:1.陕西中医药大学会议审批及会议费支出预算表

2.陕西中医药大学会议费支出决算表

 

 

附件1

陕西中医药大学会议审批及会议支出预算表

申请单位

 

联系人

 

联系电话

 

会议名称

 

会期

日至

天数

 

主要内容

 

会议类别

□业务性会议□行政性会议

参会对象

 

会议规模(人数) 人,其中外地代表人,本地代表人,工作人员人。

办会地点

 

会议支出预算明细表

费用类型

金额(元)

说明

1.住宿费

 

 

2.伙食费

 

 

3.交通费

 

 

4.场租费

 

 

5.差旅费

 

不纳入会议费标准范围

6.劳务费

 

不纳入会议费标准范围

7.文件资料费

 

 

8.其他费用

 

 

合计

 

项目名称(经费来源)

 

经办人

签名:

日期:

项目负责人(使用科研经费

签名:

日期:

学院(部门)负责人

签名:

日期:

经费主管部门负责人

签名:

日期:

国际合作交流处负责人

签名:

日期:

分管校领导

签名:

日期:


附件2

陕西中医药大学会议费决算表

 

申请单位

 

联系人

 

联系电话

 

会议名称

 

会议费支出明细表

费用类型

金额(元)

说明

1.住宿费

 

 

2.伙食费

 

 

3.交通费

 

 

4.场租费

 

 

5.差旅费

 

不纳入会议费标准范围

6.劳务费

 

不纳入会议费标准范围

7.文件资料费

 

 

8.其他费用

 

 

 

 

 

合计

 

备注

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  抄送:各校领导。

  陕西中医药大学校长办公室                       2019923日印发

 

联系电话:029-38185068 38185066

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